Datenschutzerklärung

Stand: 09.08.2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie die iPhone-App Papierpilot mit Ihren Daten umgeht. Papierpilot ist keine Website, sondern eine native App: Es gibt kein klassisches Website-Tracking und keine Cookies im herkömmlichen Sinne. Diese Erklärung beschreibt stattdessen, welche Berechtigungen die App anfragt und was mit den dabei entstehenden Daten geschieht.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Grundprinzip: On-Device statt Cloud

Papierpilot ist so gebaut, dass Ihre Dokumente standardmäßig das Gerät nicht verlassen. Kamera-Scan, Texterkennung, Klassifikation und Erklärung eines Briefs laufen im Regelfall vollständig lokal auf Ihrem iPhone. Wir betreiben dafür keinen Server, es findet keine Datenübertragung an uns oder Dritte statt, und die App verlangt weder ein Konto noch eine Registrierung. Für besonders komplexe Dokumente gibt es zusätzlich eine optionale, ausdrücklich zu bestätigende Cloud-Analyse (siehe Abschnitt 11), die nur greift, wenn Sie ihr zugestimmt haben.

3. Kamera, Fotomediathek und Texterkennung

Wenn Sie einen Brief scannen oder ein Foto/Dokument importieren, greift die App mit Ihrer Erlaubnis auf Kamera bzw. Fotomediathek zu. Die Texterkennung (OCR) erfolgt über Apples Vision-Framework direkt auf dem Gerät. Das Bild und der erkannte Text werden nicht an uns oder einen Server übertragen.

4. Klassifikation und Erklärung eines Briefs

Die inhaltliche Einordnung (z. B. „Mahnung", „Behördenschreiben") und die Klartext-Erklärung erfolgen im Regelfall über Apples Foundation-Models-Framework (Apple Intelligence), vollständig auf dem Gerät. Nur wenn das On-Device-Modell bei einem besonders komplexen oder langen Dokument nicht ausreicht und Sie der optionalen Cloud-Analyse zuvor zugestimmt haben, wird stattdessen der in Abschnitt 11 beschriebene Cloud-Dienst genutzt.

5. Speicherung auf dem Gerät

Gescannte Dokumente, erkannter Text und die dazu erzeugten Analysen speichert die App lokal in einem verschlüsselten App-Datencontainer auf Ihrem iPhone (Data-Protection-Verschlüsselung von iOS). Diese Daten verlassen das Gerät nicht, außer Sie exportieren oder teilen sie aktiv selbst (z. B. über die iOS-Teilen-Funktion). Ein eigenes iCloud-Backup Ihres Geräts liegt außerhalb unseres Einflussbereichs und unterliegt Apples bzw. Ihren eigenen Backup-Einstellungen.

6. Face ID / App-Sperre

Falls Sie die App-Sperre aktivieren, nutzt Papierpilot Apples LocalAuthentication-Framework für Face ID bzw. Code-Abfrage. Ihre biometrischen Daten verlassen dabei nie die Secure Enclave Ihres Geräts. Wir erhalten und sehen diese Daten zu keinem Zeitpunkt.

7. Kalender-Zugriff

Wenn Sie Fristen aus einem Brief in Ihren Kalender übernehmen, schreibt die App über Apples EventKit-Framework einen Termin in den System-Kalender Ihres iPhones. Dieser Zugriff erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Erlaubnis und bleibt lokal auf dem Gerät bzw. in Ihrem eigenen Kalender-Konto. Ein etwaiger iCloud-Kalender-Sync ist Apples bzw. Ihre eigene Einstellung, nicht unsere.

8. Benachrichtigungen

Erinnerungen an Fristen erfolgen über lokale, zeitgesteuerte Benachrichtigungen (UserNotifications). Es gibt dafür keinen Push-Server und keinen Apple-Push-Dienst (APNs) auf unserer Seite. Die Benachrichtigung wird von Ihrem eigenen Gerät geplant und ausgelöst.

9. Käufe und Abonnements

Premium-Freischaltung und Abonnement laufen ausschließlich über Apples App-Store-Zahlungssystem (StoreKit). Wir betreiben keinen eigenen Zahlungsserver; Ihre Zahlungsdaten laufen direkt zwischen Ihnen und Apple. Wir erhalten lediglich den Kauf-/Abo-Status (aktiv, abgelaufen etc.), keine Zahlungsdetails. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Apple.

10. Kein Tracking, keine Analytics, keine Cookies

Papierpilot enthält keine Analytics-, Tracking- oder Werbe-SDKs von Drittanbietern und sammelt keine Werbe-IDs. Da es sich um eine App und keine Website handelt, kommen auch keine Cookies im klassischen Sinne zum Einsatz.

Auch diese Produktseite (papierpilot.io) setzt keine Cookies ein und bindet keine Tracking-Dienste ein. Beim Aufruf der Seite verarbeitet unser Hosting-Anbieter Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, technisch notwendige Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse) zur Auslieferung der Seite und zur Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); Cloudflare ist zusätzlich nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

11. Optionale Funktion: Cloud-Analyse für komplexe Dokumente

Für besonders komplexe oder lange Dokumente bieten wir eine optionale Cloud-Analyse an, bei der die App den bereits auf dem Gerät erkannten Brieftext (nicht das Bild) nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung an einen Analyse-Dienst überträgt. Diese Funktion ist seit Version 1.1 (22.07.2026) technisch verfügbar; sie greift nur, wenn Sie ihr in den App-Einstellungen zugestimmt haben (Standardeinstellung: Nachfragen), und ausschließlich für einzelne Dokumente, bei denen die lokale Verarbeitung nicht ausreicht.

Der von uns betriebene Analyse-Dienst ist technisch so eingeschränkt, dass er ausschließlich diese eine Aufgabe ausführen kann: Er erhält nur den erkannten Text, nicht das Bild, protokolliert oder speichert den übermittelten Dokumenttext zu keinem Zeitpunkt dauerhaft (Zero-Retention, kein Logging des Inhalts) und begrenzt die Verarbeitung serverseitig durch ein tägliches Gesamt-Token-Budget, eine Anfragen-Ratenbegrenzung je Gerät und eine feste Modell-Auswahl. Zusätzlich existiert ein manueller Kill-Switch, mit dem wir den Dienst jederzeit ohne App-Update deaktivieren können.

Technisch läuft die Analyse über unseren eigenen AI-Gateway, der den Text an unseren Auftragsverarbeiter Anthropic, PBC, San Francisco, Kalifornien, USA, weiterleitet (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Anthropic nutzt den übermittelten Text nicht zum Training eigener Modelle, und die oben beschriebene Zero-Retention-Konfiguration wird auch in dieser Vertragskette beibehalten. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Wenn Sie der Funktion beim ersten Auslösen nicht zustimmen, bleibt die Analyse vollständig auf dem Gerät; Ihre Zustimmung können Sie jederzeit in den App-Einstellungen widerrufen.

12. Weitergabe an Dritte

Über die in den Abschnitten 9 und 11 beschriebenen Fälle hinaus (Apple als Zahlungsabwickler; optionaler Cloud-Analyse-Dienst nach Ihrer Zustimmung) geben wir keine Daten an Dritte weiter. Ohne Ihre Zustimmung zur Cloud-Analyse findet keine Übermittlung Ihrer Dokumente oder Dokumentinhalte an uns oder an Server statt.

13. Speicherdauer und Löschung

Ihre Dokumente verbleiben so lange lokal gespeichert, bis Sie sie in der App selbst löschen oder die App von Ihrem Gerät deinstallieren. Bei einer Deinstallation werden die im App-Datencontainer gespeicherten Daten entfernt (vorbehaltlich eines eigenen Geräte-Backups, das außerhalb unseres Einflussbereichs liegt).

14. Wichtiger Hinweis zur Nutzung (RDG)

Papierpilot erklärt Ihnen Briefe in verständlicher Sprache und bietet allgemeine Vorlagen für Antwortschreiben. Die App ist damit ein Erklärungs- und Organisationswerkzeug. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall und keine Prüfung durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder eine sonst nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) befugte Person. Bei rechtlich bedeutsamen oder unklaren Angelegenheiten empfehlen wir, fachkundigen Rat einzuholen.

15. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu, soweit personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Erteilte Einwilligungen (z. B. zur Cloud-Analyse-Funktion aus Abschnitt 11) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei:

Solange Sie die optionale Cloud-Analyse aus Abschnitt 11 nicht nutzen, werden keine personenbezogenen Daten an uns übermittelt und diese Rechte laufen praktisch weitgehend leer. Sie werden relevant, sobald Sie z. B. per E-Mail Kontakt zu uns aufnehmen oder der Cloud-Analyse zustimmen.

16. App-Store-Datenschutzangaben

Zusätzlich zu dieser Erklärung finden Sie im Apple App Store bei der Produktseite von Papierpilot die von Apple standardisierte Datenschutzangabe („App Privacy"/Datenschutz-Kennzeichnung), die denselben Stand widerspiegelt.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, sobald sich an der Datenverarbeitung etwas ändert, insbesondere bei Änderungen an der in Abschnitt 11 beschriebenen Cloud-Analyse-Funktion. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie in der App bzw. auf dieser Seite.